Środa, 18 grudzień 2019 16:02

Akta osobowe pracowników

Każda firma zatrudniająca pracowników ma obowiązek prawny prowadzenia dla nich odpowiednich akt pracowniczych. Teczki osobowe pracowników to niejednokrotnie spore obciążenie dla pracodawcy, w związku z czym zwłaszcza niewielkie firmy decydują się na powierzenie prowadzenia spraw pracowniczych podmiotom zewnętrznym w ramach outsourcingu.

Zawartość teczek pracowniczych

• Część A – oświadczenia i dokumenty zgromadzone w związku z procesem rekrutacji, w tym przebieg dotychczasowego zatrudnienia; badania lekarskie,
• Część B – dokumenty wiązane z nawiązaniem stosunku pracy, w tym zwłaszcza umowa o pracę i dokumenty ją zmieniające; dokumenty potwierdzające ukończenie wymaganych szkoleń; dokumenty potwierdzające wykorzystanie urlopu oraz dokumentujące kary oraz nagrody,
• Część C – materiały związane z wygaśnięciem stosunku pracy,
• Część D – dokumentacja kar przewidzianych w przepisach obejmujących kary podlegające zatarciu.

Jeżeli pracodawca samodzielnie sporządza jakiś dokument, w aktach osobowych powinien znaleźć się jego oryginał. Jeśli dokument jest pracodawcy przedstawiony przez pracownika, pracodawca powinien wykonać jego poświadczoną za zgodność oryginałem kopię.

Akta związane z zatrudnianiem osób

Powyższe teczki osobowe pracowników to zbiory dokumentów związane z konkretnymi pracownikami. Oprócz nich pracodawca zobowiązany jest także do prowadzenia określonych rejestrów wymaganych przez prawo, na przykład rejestru podejrzeń o choroby zawodowe.